Modul SCIM — Ghid de utilizare

Sistem de Control Intern Managerial pentru unități de învățământ preuniversitar · Conform OSGG 600/2018 + Instrucțiunea ME 1/2018

1. Ce este modulul SCIM

Modulul SCIM din platforma INSPECT pune la dispoziție directorilor și secretariatelor școlilor o bibliotecă centralizată de proceduri conforme cu legislația în vigoare — peste 400 de template-uri pre-completate cu datele specifice unității dvs. (denumire, CIF, SIRUES, nume director, etc.).

Toate documentele se pot descărca direct în format Word, gata de tipărit, semnat și arhivat. Pre-completarea se face automat la momentul descărcării — nu trebuie să introduceți manual datele de identificare ale școlii.

Garanția dvs.: În listă apar doar template-urile actualizate la zi conform legislației. Cele care necesită revizuire (după modificări legislative recente) sunt automat ascunse până la actualizare.

2. Structura ecranului SCIM

Modulul are 3 zone principale:

Bara de sus — search global (caută cod, denumire, descriere) + chip-uri de compartimente (Managerial, Didactic, Secretariat, Contabilitate, Achiziții, Bibliotecă, Administrativ, General)
Coloana din stânga — categorii și subcategorii (cu numărul de template-uri active, și câte au pre-completare automată)
Coloana din dreapta — lista template-urilor din categoria selectată

3. Cum citiți un rând de template

Fiecare template din listă conține mai multe elemente vizuale. Iată un exemplu:

✓

PO-49 RITMICITATEA NOTĂRII
● gata de utilizare procedura operationala ⚡ auto-completare 🔄 Actualizat: 30.04.2026

↗ Open Word

Element 1: Iconița colorată din stânga (avatar) — TIPUL documentului

Forma și culoarea cercului indică ce tip de document este. Tabel complet:

Iconiță	Tip document	Exemple uzuale
✓	Procedură operațională	PO-49 Ritmicitatea notării, PO-32 Validare situație școlară, PO-100 Statistici
📁	Procedură de sistem	PS-01 Comunicare instituțională, PS-COVID
📄	Document managerial	Componența CA, Tematica CA, Dosare administrative
⚖	Decizie	Decizii director, Note de serviciu
🗳	Hotărâre	Hotărâri Consiliul de Administrație, Hotărâri CEAC
✏	Proces-verbal	PV CA, PV CP, PV ședințe comisii
📊	Raport	RAEI, Raport ARACIP, Raport anual
📅	Plan	Plan managerial, PDI, PAS
📖	Regulament	Regulament de Ordine Internă, ROF
🪪	Fișă post	Fișa postului director, secretar, etc.
⭐	Fișă evaluare	Fișă evaluare anuală cadre didactice
✅	Adeverință	Adeverință elev, situație școlară
📊	Situație statistică	Situații SIIIR, raportări lunare

Element 2: Codul și denumirea

Codul (ex: PO-49) — identificator unic conform clasificării standard SCIM
Denumirea — titlul oficial al procedurii

Element 3: Pill-uri colorate sub denumire

Pill	Semnificație
● gata de utilizare	Documentul e complet, conform legislației curente, descărcabil. Doar acestea apar în listă.
tip document	Tipul documentului (ex: „procedura operationala", „decizie")
⚡ auto-completare	Documentul are placeholder-uri care se completează automat cu datele unității la descărcare (denumire, CIF, SIRUES, director, etc.). Nu trebuie să introduceți manual nimic.
🔄 Actualizat: DD.MM.YYYY	Data ultimei actualizări legislative pentru acest template. Indică prospețimea conținutului față de legislația curentă.

Element 4: Butonul „Deschide în Word" (↗)

Apăsând butonul verde din dreapta rândului, documentul se descarcă, se pre-completează automat cu datele unității și se deschide direct în Microsoft Word (sau LibreOffice, dacă acela e instalat). De aici puteți edita, salva, tipări sau atașa la dosarul SCIM al școlii.

4. De ce nu apar toate template-urile din baza de date

Filtrare automată — protecția dvs. ca utilizator
Sistemul afișează numai template-urile sigure de utilizat. Asta înseamnă că documentele care:

Sunt în lucru sau au model identificat dar incomplet
Sunt arhivate (legislație depășită)
Au fost flagate de sistemul automat de monitorizare legislativă pentru actualizare

… nu sunt vizibile, dar rămân stocate în baza de date. Vor reapărea automat după ce sunt actualizate.

5. Actualizare automată legislativă

O dată pe lună, sistemul automat al INSPECT verifică sursele oficiale (Monitorul Oficial, edu.ro, ROFUIP, ARACIP, Eur-Lex) și:

Detectează modificările legislative (legi noi, modificări la legi existente, abrogări)
Identifică ce template-uri sunt impactate de fiecare modificare
Regenerează automat conținutul template-urilor cu noile prevederi
Adaugă template-uri noi dacă au apărut proceduri noi necesare
Ascunde template-urile depășite care nu mai sunt de actualitate
Actualizează data ultimei verificări legislative care apare lângă fiecare document

Practic: Dvs. nu trebuie să faceți nimic. Lista pe care o vedeți este mereu actualizată la zi, fără intervenție din partea utilizatorului. Documentele descărcate ÎN CURSUL LUNII sunt valide juridic la momentul descărcării; data care apare în footer-ul documentului confirmă conformitatea legislativă.

6. Pași concreți pentru utilizare

Selectați compartimentul dorit din bara de sus (ex: Managerial, Secretariat)
Alegeți o categorie din coloana stângă (ex: „Activitatea Consiliului de Administrație")
Identificați template-ul dorit din listă (folosiți codul, denumirea sau iconița tipului)
Verificați data ultimei actualizări (pentru audituri sau inspecții, e bine să fie cât mai recentă)
Apăsați ↗ Open Word — documentul se descarcă pre-completat și se deschide automat
Editați conținutul specific (date concrete, semnături, anexe), salvați și arhivați

7. Căutare rapidă

În bara de sus aveți câmpul de căutare. Tastați minim 2 caractere și sistemul va căuta în:

Coduri (ex: PO-49, PO-SCR-23)
Denumiri (ex: „ritmicitate notare", „adeverință elev")
Descrieri (text liber care explică scopul template-ului)

Rezultatele sunt sortate după relevanță, iar fiecare are breadcrumb (compartiment › categorie) ca să știți unde se află în structură.

8. Întrebări frecvente

Q: Văd că lipsesc unele documente pe care le aveam săptămâna trecută. De ce?

Probabil au fost flagate de cron-ul lunar legislativ ca necesitând actualizare (a apărut o lege nouă cu impact, sau un articol relevant a fost modificat). Vor reapărea automat în câteva zile, după ce conținutul e regenerat conform noii legislații.

Q: Pot vedea totuși și documentele „ascunse" în caz că am nevoie urgentă?

Pentru moment nu — afișarea e filtrată exclusiv pe „gata de utilizare". Dacă aveți nevoie urgentă de un document specific care e momentan invizibil, contactați suportul INSPECT.

Q: Cum știu că documentul descărcat e conform cu ultima legislație?

Lângă fiecare template apare data ultimei actualizări legislative (ex: „🔄 Actualizat: 30.04.2026"). În interiorul documentului Word descărcat, secțiunea „Bibliografie / Temei legal" conține referințele legislative complete cu numerele de Monitor Oficial.

Q: Documentul descărcat conține deja datele școlii mele?

Dacă pe pill apare ⚡ auto-completare, atunci DA — toate placeholder-urile cheie (denumire unitate, CIF, SIRUES, nume director, antet ME, adresă, telefon) sunt completate automat la descărcare. Restul (anexe specifice, semnături, date concrete) le completați dvs.

Q: Pot edita liber documentul descărcat?

Da, complet — e un fișier Word standard (.docx), fără restricții. Îl editați cum doriți și-l salvați în arhiva proprie a școlii.